仕事のマニュアルはやっぱりあったほうが良い?それとも?

業務マニュアルの存在が、生産性を変える?

こんばんは!
主婦でアルバイターの「むー」です。
今日も無事に仕事を終えました
12月の1日。順調な滑り出しです。

会社に入社して(入社と言ってもアルバイトですが)
もうすぐ半年がたとうとしています。

入りたての頃は、分からないことだらけで、不安だったし
しょっちゅうマニュアルを眺めていました。
でもなぜだか、読んでも読んでも頭に入ってこないし、「人に聞いた方が早い!」って思ってしまう(;^ω^)
そんな日々を過ごしていました。

今回はそんな仕事の「マニュアル」について語っていきたいと思います。

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業務マニュアルはやっぱりあったほうがいい

無いよりはあったほうがいい。
単純にそう思います。

いや
ハッキリ言うと、マニュアルのない会社は「クソ」だと思います
(お言葉づかいが、、、、)

以前、マニュアルの全くない会社に勤めていました。
やっぱり不便なんですよね。
「どうすればいいんだろう?」って思ったときに、マニュアルが無いと
人に聞くしかない。
人に聞くには、その人の手をいったん止めてしまうことになる。
遠慮しぃしぃ聞くことになって、こちらもストレスになる。

しかも、一度聞いたことをもう一度聞くというのが、難しくなる!

「前も教えたよね!」
「何度言えば覚えるの?」

そんな罵詈雑言を吐くくらいなら、マニュアルをなぜ作らないのか。

「知識(=ナレッジ)」を自分ひとり占めにして他に分け与えたくない!
そんなベテラン古株の意地悪さもあったりします。
なんという生産性の無い考えかたでしょうね(;^ω^

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業務マニュアルのメリットとは?

マニュアルのメリットを上げていきたいと思います。

①人によって違う手順にならない(均一化できる)
②随時、改変、最適化が可能
③特定の人の独占的な仕事にならない(属人化しない)
④新人教育が早く終わる
仕事のやりかたは、手順は千差万別で、慣れてきたら自分のやりやすい方法を編み出しても良い。
でもなんにでも「基本」というものがあって、これだけは守るべきっていうルールもある。

まず新人として入社して、覚えるべき基本を知るとき、
この業務マニュアルはとても役に立つと思います。

でもマニュアルにも、やっぱりデメリットがあるんですよね。

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業務マニュアル!そのデメリットとは?

私が感じた一番のデメリットはこれです。

やったことの無い業務のマニュアルは読んでも頭に入らない

この1点につきますね(笑)
入社して早々、「この部分を読んでおけば分かるから」って言われても
サッパリ理解できなかった。
しかし、今読めばさすがに分かる(;^ω^)
理解できるし、より深い部分まで知識が広がる。

たとえばゲームのマニュアルだって、ゲームをしていて「これどうやるの?どのボタン押すの?」
って思ったときにちょっとマニュアルを調べて理解するって方法ですよね。

ゲームを一回もやらずに、いきなりマニュアルを読んで「ふんふんふん」って理解するのは
かなりのゲーマーか、想像力のある人だと思います。

マニュアルって、ある程度業務に理解を深めた人にとって役立つもの……って気がするんです。

だから新人教育には、正直言って使えないと思うんですよね。

いや
新人教育にだって、マニュアルはあったほうが良いですよ。
でもね
「マニュアルを読んどいて」という丸投げはNGです。
教えるほうにとってはこれほど、ラクチンなことは無いですけど、
マニュアルは仕事を経験しないと、頭に入ってこない。
これを理解しておいてあげるべきです

「まずマニュアルを読んで」と言っておいて、その後一緒に仕事をする。
分からない部分を質問させる。
などなど、ひと手間加えるべきです。
面倒かもしれないけど、その方が早いのです。

マニュアルのデメリット

①初めてやる人には理解しにくい
②読めばわかるでしょ、って雰囲気になりやすい
(質問しにくくなる)
③マニュアルが多すぎて埋もれていく
④分からない人向けにできていない
②マニュアルが多すぎて埋もれていく、、、、まさにうちのバイト先です。
会社では紙ベースのマニュアルは無くって、すべてPCのなかのファイルにあります。
これが大量にあるため、探すのが一苦労。
それに、マニュアルの中に、リンクがいくつもあって、マニュアルの中のマニュアルの中のマニュアルの中の、、、みたいな、マトリョーシカ状態になっていて、笑えない状態。
③の「分からない人向けに出来ていない」って部分も大きいですねー
だいたい、会社のマニュアルをつくる人って普通の会社員とかアルバイターなわけで、
人に伝わる文章を作るプロってわけじゃないです。
だから、自分に分かれば、相手にもわかるでしょ、、、っていう具合で
分かりづらい内容になっていることが多い。
その作成されたマニュアルを読んで、評価する人も、その業務を知っている人なわけだから
「うんうん、このマニュアル分かりやすいね」っていう評価をする。
つまり内輪受けのマニュアルとなっているんですねー
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今日のまとめ~マニュアルが無くなったら困るけど~

マニュアルのメリット&デメリットについてまとめてみました。
結局デメリットも多いし、どうしたら良いんでしょう?
マニュアルにプラスして、人が教える……これがイチバンですね!

世の中には、業務用のマニュアルを作成してくれる会社や、
動画で作ってくれる会社もあるみたいです。

たしかに外部のプロが作るマニュアルなら、きっとわかりやすいでしょうねぇ。
内輪受けの、マニュアルじゃないはず……
でもそこに費用をかけられる会社ってごくごく一部でしょうけどね。

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